En una era de rápida transformación digital, la forma en que trabajamos está cambiando. El trabajo no sólo gira en torno a un espacio de oficina. Los administradores de sistemas de la información y los ‘millenials’, conocedores de la tecnología, esperan ser productivos incluso cuando trabajan a distancia. No importa si es en la sede de un cliente, una cafetería, su casa (en la terraza al sol, preferiblemente), o mientras viajan. Esto significa que necesitan estar conectados, actualizados y acceder y compartir su contenido corporativo, especialmente fuera de la oficina.
La aplicación OneDrive para iOS y Android está aquí para ayudar.
Veamos las cinco principales utilidades de la aplicación móvil OneDrive, sobre todo cuando el usuario está en movimiento:
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Índice de contenidos
Todos tus archivos al alcance de tu mano
Puedes mantenerte conectado a todos tus archivos desde cualquier lugar y dispositivo. Tienes la opción de subir, previsualizar, editar y ser colaborador en aplicaciones nativas de Office. Compartir, eliminar y recuperar archivos directamente desde tus dispositivos móviles también es posible. Incluso puedes marcar archivos y carpetas para acceder sin conexión y que estén disponibles cuando no tengas Internet. Por ejemplo, cuando estés en un vuelo y necesites trabajar en tus archivos en tu iPad o tableta Android.
OneDrive sirve como una interfaz para acceder a tus archivos de trabajo individuales y de equipo en todo Office 365. También puedes controlar las actividades de los archivos y administrar varias cuentas en la misma aplicación, ya sea para el trabajo (negocios) o la vida (consumo).
Por último, con la copia de seguridad automática de la cámara, OneDrive garantiza que los datos multimedia críticos capturados en un dispositivo móvil permanezcan respaldados y protegidos dentro de tu organización.
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Escanea para aumentar tu productividad y captura
Otra gran función es la capacidad de escaneo incorporada que le permite digitalizar el contenido, mientras está en movimiento. La potencia de Microsoft Office Lens ayuda a la corrección dinámica de imágenes para pizarras, documentos y tarjetas de visita. A eso contribuye también la conversión a un formato PDF fácil de leer. Esta experiencia de captura mejorada con capacidades de escaneo de varias páginas permite recortar, agregar filtros y anotaciones directamente a la imagen.
Los escenarios de uso en la vida real podrían incluir el escaneo y el intercambio de artículos impresos interesantes, investigaciones de marketing en ferias comerciales o currículos en eventos de reclutamiento y ferias de trabajo, así como la captura de tarjetas de visita y recibos de gastos cuando se viaja a conferencias de clientes. Es rápido, limpio y, si se asocia a una reunión, se te pedirá que compartas el escaneado con los asistentes.
Además, si guardas un documento o una imagen escaneada en una biblioteca compartida en SharePoint, puedes elegir las propiedades de los metadatos a medida que los subes. Por ejemplo, un trabajador de primera línea puede fotografiar una pieza de maquinaria mientras está en una inspección de campo. Además, puede ingresar la condición, la identificación del equipo y otros atributos importantes, todo desde su teléfono.
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Colaborar y compartir sobre la marcha con OneDrive + Office
Puedes crear, anotar, editar y colaborar con documentos fácilmente en tiempo real con tus compañeros. También puedes compartir estos archivos de forma segura entre departamentos o con un proveedor externo fuera de tu organización directamente desde la aplicación. La experiencia es perfecta con respecto a la web o al escritorio.
Para editar y colaborar, simplemente puedes usar las aplicaciones de Office Mobile. Además, el archivo permanece en OneDrive para que puedas trabajar con otros en la única fuente de la verdad.
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Ahorrar tiempo «inteligentemente»
Al igual que la interfaz web de Office 365, Microsoft Graph potencia la aplicación OneDrive para ayudarte a encontrar los archivos que más te interesan. Ya sea descubriendo contenido recomendado personalizado en la vista ‘descubrir’ o navegando por archivos utilizados recientemente.
El aprendizaje automático categoriza e indexa automáticamente las imágenes desbloqueando contenido adicional ‘dentro’ de las imágenes. Así, tanto si has escaneado y cargado una factura de una cena de cliente a cuenta o una tarjeta de visita, no es necesario que recuerdes el nombre y la ubicación de su archivo para un acceso futuro. Todo lo que tienes que hacer es buscar con el texto en las imágenes.
Con las últimas actualizaciones de la aplicación, ahora, cuando tomes una foto durante una reunión, tal vez un escaneo de las notas que escribiste o una foto de una pizarra en la que hiciste una lluvia de ideas sobre los planes del proyecto con tus compañeros, OneDrive te pedirá automáticamente que compartas la imagen con las plataformas de reuniones. Lo hará basándose en tu calendario de Outlook.
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Proteger y gestionar, mediante políticas, con facilidad
Conociendo lo importante que es para los administradores de sistemas la protección de datos, tendrás la tranquilidad de contar con la seguridad y el cumplimiento de grado empresarial de Microsoft. OneDrive encripta todos los datos, no sólo en el dispositivo y en la nube, sino también los datos en tránsito. Además, desde el centro de administración de OneDrive, puedes controlar todos los aspectos de la aplicación de todos los empleados. Eso abarca desde las cuotas de almacenamiento, hasta la compartición interna y externa, y el acceso al dispositivo.
En resumen, la aplicación OneDrive te permite trabajar fácilmente con tus archivos personales y de trabajo cuando estás en movimiento. Todo, sin comprometer la productividad o la seguridad y privacidad de los datos. El objetivo es que la experiencia sea homogénea sin importar la plataforma, desde Mac y Windows hasta iOS y Android.